문서관리규정

 

 

문서관리규정

 

 

제 1 장 총 칙

 

제1조(목적) 이 규정은 당사에서 사용하는 각종 문서의 작성, 처리 및 관리, 보관 및 폐기에 관한 사항을 규정함으로써 문서관리의 효율화를 이루기 위함을 목적으로 한다.

 

제2조(적용범위) 문서의 작성, 처리 및 관리, 보관 및 폐기에 관한 사항은 다른 법령 또는 특별한 규정의 정함이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 의거하여 처리되어야 한다.

 

제3조(문서의 뜻) 이 규정에서 문서라 함은 업무수행을 위하여 작성되는 서류, 장부, 전표, 발·수신 공문서등 여러 가지 기록을 말한다.

 

 

제 2 장 문서의 작성

 

제4조(용지의 규격 및 여백) 문서의 용지는 도면, 통계표, 기타 별도로 정한 사항을 제외하고는 A4용지(가로 210mm 세로 297mm)를 사용함을 원칙으로 한다.

 

제5조(문서상의 용어) ① 문서는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

② 한글 표기시 뜻이 혼동될 우려가 있는 용어에 관하여는 한자 및 외래어를 사용할 수 있다.

③ 문서에 사용하는 숫자는 아라비아식 표기를 쓰며, 계약서, 영수증 등의 금액표시는 한글을 병기한다.

 

 

 

 

제6조(항목구분) 문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분할 경우 다음과 같이 표시하며 재구분시마다 좌측 기준선으로부터 3자씩 띄어 시작한다.

1. 첫째항목의 구분은 1.2.3.4.…… 로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가.나.다.라.…… 로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 (1) (2) (3) (4) …… 로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 (가) (나) (다) (라) …… 로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 1) 2) 3) 4) …… 로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 가) 나) 다) 라) …… 로 나누어 표시한다.

 

제7조(문서의 수정) 최종결재권자의 결재 후 수정이 불가피한 경우에는 그 사유를 보고하고 수정을 받거나 재결재를 받아야 한다.

 

 

제 3 장 대외 발 · 수신 문서의 처리 및 문서관리

 

제8조(대외 발·수신 문서의 처리) ① 판매지원팀은 “문서접수대장”과 문서발신대장”을 비치하여 문서의 접수와 발송상황을 기록 정리한다.

② 화보, 책자, 기타 간행물을 접수할 때에는 접수부의 기록을 생략한다.

 

제9(문서관리 단위) 문서관리단위는 부점으로 한다.

 

 

제 4 장 문서의 보관 및 폐기

 

제10조(보관기간) ① 문서의 보관은 영구, 10년, 5년, 3년, 2년, 1년으로 구분한다.

② 문서보관기간은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 “별표(문서목록표)”에 따른다. 단, 문서목록표에 등재되어 있지 않은 새로운 문서의 생성시에는 문서생성 부서장과 판매지원팀장이 협의하여 보관기간을 정한다.

③ 문서보관기간의 적정여부를 검토하여 소정의 보관기간을 연장 또는 단축할 필요가 있을때에는 그 기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

 

 

제11조(보관기간의 산정) ① 문서보관기간의 산정은 “처리종결”된 해당월 말을 기준으로 한다.

② “처리종결”이라 함은 다음 각 호와 같다.

1. 기한이 정해져 있는 협정서 또는 권리서류에 있어서는 그 기한이 종료된 것

2. 사고와 소송 등에 있어서는 그 사건이 해결된 것

3. 장부류에 있어서는 폐쇄 또는 연도마감 처리된 것

4. 기타 문서의 내용 또는 사항의 효력이 상실된 것

③ 효력이 계속되고 있거나 현재적용하고 있는 내부규정, 계약서류, 등기서류, 인가서류, 그리고 여러해에 걸쳐 계속 사용중인 문서 또는 장부는 “처리종결”된 것으로 보지 아니한다.

 

제12조 (보관장소) 문서의 보관은 문서생성 부서의 캐비넷 또는 문서고의 서가에 보관함을 원칙으로 한다. 단, 업무에 참고가 되는 문서는 계속하여 각 소관부서에서 보관할 수 있다.

 

제13조 (문서이관) ① 판매지원팀장은 문서고의 효율적인 관리를 위해 필요시 문서고에 보관중인 문서를 다른장소에 이관하여 보관할 수 있다.

② 14조 ① 항에 의하여 문서를 다른 장소로 이관하고자 하는 경우에는 이관되는 문서의 현황을 파악할 수 있도록 “이관 문서 보관 현황서”에 해당 문서를 기재하여 비치하여야 한다.

 

제14조 (문서의 폐기) ① 문서의 폐기는 보관기간이 만료된후 6개월 이내에 실시한다.

② 폐기는 판매지원팀장이 주관하에 수행한다.

③ 부서장은 업무상 필요한 경우 판매지원팀장에게 그 보관기간을 연장요청 할 수 있다.

 

제15조 (폐기문서의 처리방법) ① 폐기문서는 “이관 문서 보관 현황서”에 폐기일자를 기록한다.

② 폐기문서의 처분은 분쇄, 소각을 원칙으로 한다.

③ 외부기관에 폐기문서의 처분을 의뢰할 때에는 적절한 사고방지책을 강구하여 보안에 유의하여야 한다.

 

 

부 칙 (제정)

이 규정은 2011. 1. 20부터 시행한다.