[서무] 효과적인 문서작성 요령 및 주의점

1. 문서의 중요성
    - 체계적이고 명확하며 기록으로 남음
    - 시간절약, 신속한 업무 진행을 가능
    - 논리력이 향상되어 상대방을 설득하기 용이
    
2. 잘 된 문서
    가. 논리가 정연
         - 현상파악, 문제점 도출, 해결방안 제시가 되어 있음
    나. 내용이 정확
         - 객관적, 중립적이며 사실에 근거
         - 작성자의 의견이 제시됨
    다. 쉽고 편안함
         - 간결한 내용
        - 좋은 가독성과 적합한 용어를 사용

3. 잘 못 된 문서
    - 기안자의 의견이나 판단이 없음
    - 너무 길고 요약이 되어있지 않음
        문서에 쓸대 없는 내용을 많이 넣게 되면 보는 사람이 혼란스럽다.
    - 논리에 두서가 없고 유사 내용이 반복됨
    - 어려운 용어, 혹은 너무 쉬운 용어 반복
    - 가독성에 문제가 있음

4. 문서를 잘 작성하려면
    가. 독서를 통해 논리적, 비판적, 종합적으로 사고하는 습관을 길러야 한다.
        - 신문사설 정독도 좋은 방법
    나. 깊이 생각해야 한다.
         -  문제의 본질을 생각하고 가장 합리적 대안 제시
    다. 직접 많이 써 보아야 한다.
        - 간단한 e-mail 이나 보고서도 정성을 다해 작성해야 한다.
          (결국 자신의 생각을 많이 글로 옮겨 보는게 최상에 방법)

5. 문서작성의 순서
   가. 문서 작성의 목적을 명확히 한다. (Why? - 이거 왜 하지)
   나. 문서에 담을 내용을 결정한다. (What? - 목적을 달성하기 위해 문서에 담아야 하는 내용은 뭐지?)
   다. 문서의 형태 (How - 어떻하면 저 상대방이 알아보기 쉬울까?)

6. 상사가 원하는 문서
   가. 전체 개요 제시
   나. 핵심 내용 정리
   다. 간결한 내용, 기타는 첨부 처리

7. 문서작성시 유의 사항
   가. 중요도와 작성기한(Time Line) 확인
   나. 작성 이유와 상사의 요구사항, 기대 수준 확인
   다. 중요문서는 사전 협의를 통해 진행방향 설정

8. 기타 유의 사항
   가. ~함, 음, 임으로 문장의 끝 통일 권장
   나. 명조체 등 가독성 높은 서체 사용 권장
   다. 오탈자, 띄어쓰기, 맞춤법에 각별히 유의
   라. 내용이 복잡할수록 도표 사용

끝.