[총무] 기안서 작성 요령

1. 기안이란?

   조직(기관)의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것

 

2.  기안문의 작성순서

     작성목적파악 → 정보수집 → 초안작성 →보완 

 

3. 기안문 작성원칙

  가. 5W3H(Who, When, Where, What, Why, How, How Much, How long) 활용 

  나. 용어의 정확한 사용 (애매한 표현이나 과장된 표현은 피한다.)

  다. 읽기 쉽고 알기 쉽게 표현

  라. 한자나 전문용어, 그리고 은어나 비어와 같은 용어는 피한다.

  마. 문장은 짧게 끊어서 개조식으로 쓴다.

  바. 가급적 결론을 먼저 쓰고 그 다음에 이유와 설명을 쓴다.

 

4. 기안서(기획서) 작성 TIP

  가. 제안을 할 때는 반드시 3가지 이상을 제시해야 한다.

  나. 기획 입안 시 중요한 것은 ‘당신이 무엇을 말하는 가가 아니다.’  상대방이 ‘무엇을 듣기 원하는 가이다.’

      * 그러므로 기획을 할 때는 듣는 이의 특성을 고려해야 한다.

  다. 새로운 기획을 할때는 절대로 자료(사내, 외 문서)부터 찾으려

       하지 말자 먼저 Concept을 정하고 Paper에 생각을 그려야 한다.

  라. 문서를 작성할 때는 반드시 상대방 입장에서 다시 한번 생각하고  읽어본다.

 

5. 기안문의 검토 

소속 구성원들이 기안한 문서의 내용을 보조기관 또는 보좌기간이 결재과정에서 

그 타당성을 검사하고 살펴서 동의 여부를 결정하는 것

- 어른에게는 검토해주시기 바랍니다.

 

6. 기안문의 협조

기안문의 내용과 업무가 관련 있는 다른 부서의 합의를 받는 것

- 타 부서에게는 협조해 주시기 바랍니다.

 

7. 검토자의 수 제한

최종 결재권자의 결재가 이르기까지 검토자의 수가 2인을 넘지 않도록 노력하여야 한다. 

 

8. 결재의 개념 

결재란 하나의 사안에 대하여 당해 기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가  그 의사를 결정하는 행위

 

9. 결재의 종류

가. 결재:  기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자가 직접 그 의사를 결정하는 것

나. 전결: 기관의 장으로부터 결재권한을 위임 받은 보조(좌)기관 또는 업무 담당자가 행하는 결재 – 전결사항은 당해 기관의 훈령이나 규칙으로  정한다.

다. 대결 : 결재권자가 출장, 휴가 기타의 사유로 결재를 받을 수 없을 때에  그 직무를 대행하는 자가 행하는 결재

 

10. 결재의 효과 : 당해 문서에 대한 결재권자의 결재(서명)가 있음으로써 성립

 

예제1)

 

예제2)